Blog
Kaşede Hangi Bilgiler Olmalı?
Kaşenin içeriği için tek bir zorunlu şablon yok; ancak evrak akışında sorun çıkarmayan yerleşik bir düzen var. Aşağıda hem bu düzeni hem de kaşeyi kullanılamaz hale getiren hataları bulacaksınız.
Kaşe kullanmak yasal zorunluluk mu?
Türk Ticaret Kanunu ticari evrakta kaşe kullanmayı zorunlu kılmaz; bağlayıcı olan imzadır. Buna karşılık fatura, irsaliye, teklif ve resmî yazışmalarda kaşe yerleşik bir teamüldür ve pek çok kurum evrakı kaşesiz kabul etmez. İhale dosyaları ve banka evrakında kaşe neredeyse fiilen aranır. Kendi durumunuza özel bir tereddüdünüz varsa mali müşavirinize danışmanız yerinde olur.
Limited ve anonim şirket kaşesi
Yaygın ve güvenli düzen şu sırayla dört-beş satırdır:
- Ticaret unvanı — sicilde yazdığı gibi, uydurma kısaltma olmadan
- Adres — mahalle, sokak, kapı no
- İlçe / il
- Vergi dairesi ve vergi numarası
- İsteğe bağlı: telefon, MERSİS numarası, ticaret sicil numarası, web adresi
Örnek yerleşim:
ÖRNEK MAKİNA SANAYİ LTD. ŞTİ. Değirmenkaşı Mah. Atatürk Cad. No:12/A Reyhanlı / HATAY Reyhanlı V.D. 1234567890
Bu düzen 40×16 mm ebada dört satır olarak sığar. Telefon ve MERSİS de eklenecekse 50×20 mm seçin.
Şahıs işletmesi kaşesi
Unvan yerine ad-soyad yazılır, altına faaliyet konusu eklenebilir. Vergi dairesi ve vergi numarası (şahıs işletmesinde T.C. kimlik numarası) yer alır.
AHMET YILMAZ Bilgisayar ve Büro Makineleri Cumhuriyet Mah. 5. Sok. No:3 Reyhanlı/HATAY Reyhanlı V.D. 12345678901
Serbest meslek kaşesi
Doktor, avukat, mali müşavir, mimar ve mühendislerde unvan ve sicil/diploma numarası belirleyicidir; bunlar olmadan evrak çoğu kurumda geri döner.
- Doktor: Dr./Uzm. Dr. unvanı, uzmanlık alanı, diploma tescil numarası — tasarla
- Avukat: Av. unvanı, bağlı olduğu baro, baro sicil numarası — tasarla
- Mimar/mühendis: unvan, oda sicil numarası, diploma numarası — tasarla
- Eczane: eczane adı, eczacı unvanı, adres, GLN — tasarla
Dernek, kooperatif ve yönetimler
Bu kurumlarda genelde yuvarlak mühür kaşe kullanılır: çevrede kurum adı, merkezde kuruluş yılı, şehir veya amblem. Yönetim değiştiğinde kaşenin yenilenmesi gerekmez — kaşede kişi adı yoksa kurum adı yeterlidir.
E-fatura kullanıyorum, kaşeye gerek var mı?
E-fatura ve e-arşiv elektronik imzayla düzenlenir; kaşe gerekmez. Ancak çoğu işletmenin kâğıt üzerinde devam eden işleri vardır: irsaliye, teslim tutanağı, teklif, sözleşme, kargo evrakı, banka dilekçesi. Kaşe bu evraklarda kullanılır.
Sık yapılan beş hata
- Eski adres. Adres değiştiğinde kaşe de yenilenmeli; eski adresli kaşe evrakta itiraz konusu olur.
- Vergi numarasında tek hane hatası. Provada en çok yakaladığımız hata budur — mutlaka rakam rakam kontrol edin.
- Fazla satır. Sekiz satırı 40×16 mm’ye sıkıştırmak baskıyı okunmaz yapar; bir üst ebada geçin.
- Unvanın değiştirilmesi. “LTD. ŞTİ.” kısaltması sorun değil, ancak unvanın kendisi sicildeki gibi olmalı.
- Telefonun eskimesi. Numara değişiyorsa kaşeye telefon koymamak daha uzun ömürlü bir tercih olabilir.
Kaç satır, hangi ebat?
Kısa cevap: satır başına yaklaşık 4 mm. Ayrıntılı tablo kaşe nasıl yaptırılır yazımızda.
Sık sorulanlar
Kaşede logo olması şart mı?
Şart değil. Logo alan kaplar; küçük ebatlarda yazıyı sıkıştırır. Logolu kaşe istiyorsanız 80×45 mm gibi geniş bir ebat seçin.
İki adresim var, ikisini de yazdırabilir miyim?
Yazdırabilirsiniz ama satır sayısı artacağı için ebadı büyütmeniz gerekir. Şube başına ayrı kaşe çoğu zaman daha kullanışlıdır.
Kaşedeki bilgiyi sonradan değiştirebilir miyim?
Hayır. Kauçuk yüzey basıldıktan sonra değiştirilemez; yeni kaşe üretilir. Bu yüzden prova adımı önemlidir.
